No shows, oftewel patiënten die niet op komen dagen bij een afspraak: ze kosten ziekenhuizen veel geld en artsen extra werk. Om dit probleem aan te pakken, werd er een uniek pilotproject uitgevoerd in 24 poliklinieken van het Erasmus MC. Artificial intelligence (AI) werd ingezet om de kans op het aantal no shows te verkleinen.
Kostbare tijd verloren door no shows
In 2021 waren er maar liefst 42.000 no shows op de poliklinieken van het Erasmus MC op een totaal van zo’n 800 duizend poli-afspraken. Patiënten vergeten of missen de afspraken, omdat ze bijvoorbeeld niet goed de Nederlandse taal beheersen of digitaal niet vaardig zijn. Een no show betekent een gat in het rooster en dat is kostbare tijd die verloren gaat, terwijl er ook een patiënt van de wachtlijst geholpen had kunnen worden op dat moment. Daarnaast kost het de zorgprofessionals extra tijd, want ze worden belast met het herplannen en opnieuw voorbereiden van de betreffende afspraak.
Volgens Arthur Stoof, sector manager van de poliklinieken, willen ziekenhuizen het no show percentage zo laag mogelijk houden: “Een degelijk volgeboekt poli-programma helpt bij de reductie van wachtlijsten. Zorgverleners blijft extra administratief werk bespaard. Ook kosten no shows een ziekenhuis geld.”
Onderzoek bij poli-medewerkers
Uit eerder onderzoek blijkt dat poli-medewerkers alle patiënten drie dagen van tevoren zouden moeten bellen om ze te helpen herinneren aan hun afspraak. Als dat zou gebeuren, zou het aantal vrijgevallen consulten flink verminderen. Echter, volgens Josta Knoester, één van de projectleiders, is dat een illusie.
Samenwerking IT-afdelingen
Om die reden werd er een samenwerking gestart met de IT-afdeling. Het team van data scientist Joris Tukker ontwikkelde, met behulp van AI, het voorspelmodel. Dit voorspelmodel creëerde een bellijst met patiënten op basis van 14 selectiecriteria. Er werd bijvoorbeeld gekeken naar de woonafstand ten opzichte van het ziekenhuis, hoe lang een afspraak al gepland stond en of er sprake was van eerdere no shows. “Dankzij die selectie kun je de mensen bellen die de herinnering het hardst nodig hebben”, aldus Tukker.
Na de selectie van het voorspelmodel, werd 35 procent van de patiënten gekwalificeerd als “risico op een no show”. Deze patiënten werden verdeeld in twee groepen, waarvan de ene groep een telefoontje als herinnering kreeg en de andere groep niet.
Er werd geschat dat 75 procent van de met AI-geïdentificeerde patiënten een no show zou zijn geweest. Echter, een telefoontje bleek de sleutel tot succes: “We hebben de no shows met 14,3 procent kunnen reduceren. Daardoor kunnen we 6070 poli-afspraken per jaar meer doen.”
Het kost uiteraard tijd en geld om deze “reminder telefoontjes” te plegen, maar het levert nog meer geld op. Het selecteren van risicopatiënten met behulp van het AI-voorspelmodel en het nabellen kost gezamenlijk 144 duizend euro, terwijl de extra omzet door meer afspraken te voltooien tussen de 175 duizend euro en 270 duizend euro bedraagt.
Volgens Stoof is het belangrijk dat de zorg op deze manier voor zoveel mogelijk patiënten toegankelijk blijft: “We willen de methode daarom invoeren op andere poliklinieken van het Erasmus MC. Maar ook andere ziekenhuizen in Nederland en de rest van Europa kunnen deze werkwijze gebruiken.”
コメント